Implementasi Turtle Diagram pada Pelaksanaan Audit

Illustrasi Turtle Diagram. 16949store.com

Ketika menjalankan sebuah perusahaan, manajemen dan karyawan perlu memahami proses yang terdapat di dalamnya. Untuk memahami proses yang terdapat di dalam perusahaan, manajemen dan karyawan bisa menggunakan Turtle Diagram. Selain itu, Turtle Diagram juga bisa dijadikan tools untuk memudahkan para auditor.

Para auditor biasa menggunakan Turtle Diagram dengan memadukan penggunaan check list pertanyaan. Elemen yang terdapat pada proses tersebut diidentifikasi berupa input, output, dengan apa (with what?), dengan siapa (with whom?), bagaimana (how is it done?) dan apa hasilnya (what results?). Untuk mengisi elemen tersebut, kita bisa mengisi sebagai berikut :

1. Input : Auditor bisa mengisi dengan aktivitas berupa job order request, jadwal pemeliharaan, laporan inspeksi dan sebagainya. Pada ISO dengan high level structure (10 klausul), input mengacu pada klusul 4.0 dan 4.2.
2. Proses : Auditor bisa mengisi dengan aktivitas berupa kegiatan perawatan, perbaikan dan proses inti lainnya yang menghasilkan output.
3. With What : Auditor dapat mengisi berupa material and peralatan yang digunakan untuk menjalan proses. Pada ISO dengan high level structure (10 klausul), with what mengacu pada klusul 8.0 dan 7.0.
4. With Whom : Auditor dapat mengisi berupa kompetensi, skill dan pelatihan yang menunjang untuk seseorang yang melakukan proses terkait. Pada ISO dengan high level structure (10 klausul), with whom mengacu pada klusul 7.5 dan 7.0.
5. How : Auditor dapat mengisi berupa support proses, prosedur dan metode terkait. Contoh, dokumen manual mutu, instruk kerja, panduan kerja dan kebijakan (internal atau eksternal perusahaan). Pada ISO dengan high level structure (10 klausul), how mengacu pada klusul 4.0, 6.0 dan 7.5.
6. What Results : Auditor dapat mengisi berupa indikator keberhasilan dari proses terkait. Contoh, zero accident, zero rework dan sebagainya. Pada ISO dengan high level structure (10 klausul), what results mengacu pada klusul 6.2 dan 9.0.
7. Output : Auditor bisa mengisi dari hasil keluaran proses terkait seperti sertifikasi, hasil test, job order berikutya dan sebagainya. Pada ISO dengan high level structure (10 klausul), output mengacu pada klusul 4.2, 5.0, 9.0 dan 10.

Illustrasi Turtle Diagram yang Terisi

Ketika semua elemen di atas telah terisi, auditor bisa membuat daftar pertanyaan pada check list audit. Contoh pertanyaan yang dapat dibuat adalah :

Pertanyaan : Pada proses penanganan keluhan pelanggan, bagaimana indikator keberhasilannya (what results)?
Pertanyaan : Agar berhasil mencapai indikator keberhasilan tersebut, kompetensi dan skill apa saja yang harus dimiliki oleh pemilik proses tersebut (with whom)?
Pertanyaan : Bagaimana panduan dalam merespon keluhan pelanggannya (how)?
Pertanyaan : Apa saja peralatan yang diperlukan dalam proses penangan keluhan pelanggan (with what)?
Pertanyaan : Bagaimana hasil dari proses penanganan keluhan pelanggannya (output)?

 

Informasi-informasi di atas tentunya bisa anda dapat lebih banyak dengan menghubungi Call Center EOA Management System di nomor berikut : +62 811-1178-930 (EMS).